Cahier des charges : la clé d’un bon projet

Vous avez décidé de (re)faire votre site web, mais vous ne savez pas par où commencer ? De plus, beaucoup de ressources existent, les technologies sont nombreuses, bref… Créer soi-même ou faire réaliser son site web peut vite devenir une jungle où il est facile de se perdre.

Dans cet article, je vais vous présenter et vous convaincre (je l’espère 🙂 ) de l’utilité d’un cahier des charges. En effet, créer un tel outil vous permettra de gagner énormément de temps mais il permettra également à votre/vos prestataire(s) d’être plus efficaces.

Définir ses besoins

Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement – Nicolas Boileau

Cette citation résume très bien le but d’un cahier des charges. Effectivement, si vous recherchez un prestataire pour « faire un site web », vous aurez beaucoup de propositions avec toutes sortes de prix car chaque personne imaginera un besoin différent. Par analogie, c’est exactement comme si vous alliez voir un constructeur pour lui demander de construire une maison sans plus de précisions.

Pour continuer l’analogie, un cahier des charges peut se voir comme une fondation solide pour bâtir votre projet. Tout le monde va dans le même sens pour atteindre le même but.

Maintenant que l’intérêt d’avoir un cahier des charges est posé, voyons quoi mettre à l’intérieur de ce mystérieux document. J’ai découpé l’article en 3 grandes parties comme le sont la plupart des cahiers des charges. Il faut garder à l’esprit que les parties seront plus ou moins développées selon votre entreprise et l’ampleur de votre (futur) site web.

Votre structure et les objectifs du site

La première partie de votre cahier des charges sert à présenter votre entreprise ou structure ainsi que le ou les objectifs de votre site.

En effet, avant de pouvoir commencer à imaginer l’orientation graphique et l’architecture des contenus de votre site, il est impératif que votre prestataire ait plusieurs informations en main. Il est possible qu’il ne connaisse pas (ou à minima) votre secteur d’activité, votre entreprise et les internautes cibles de votre futur site web.

Il vous faut donc répondre à ce type de questions :
– Présenter votre entreprise (secteur, produits/services vendus…)
– Expliquer le rôle du site web dans votre stratégie (attirer de nouveaux prospects, fidéliser les clients existants…)
– Définir des objectifs (ces objectifs peuvent être chiffrés, par exemple le nombre de visiteurs sur le site)
– Faire une descriptions des utilisateurs cibles avec leurs besoins (inscription à une newsletter par exemple)

Avec tous ces éléments, votre prestataire aura une base de connaissance sur laquelle s’appuyer pour orienter sa proposition.

Le graphisme, les contenus et fonctionnalités du futur site

Photo par russn_fckr sur Unsplash

Graphisme

En ce qui concerne le graphisme, si votre entreprise a déjà sa charte graphique ou son logo, indiquez-le. Si ce n’est pas le cas, mais que vous souhaitez que des couleurs particulières soient utilisées ou non, cela sera utile pour votre prestataire lors de la conception des maquettes graphiques.

N’hésitez pas à regarder les sites de vos concurrents ou même d’entreprises en dehors de votre secteur d’activité afin d’ajouter des styles graphiques ou des ambiances que vous aimeriez voir sur votre site (notez l’adresse des sites avec les éléments qui vous plaisent, ce devrait être suffisant). Cela afin d’éviter que l’orientation graphique ne corresponde pas à ce que vous aviez imaginé.

Contenus

Pour la partie contenus du site, si vous possédez déjà un site web, indiquez les éléments que vous souhaitez garder sur le nouveau site et ceux qui peuvent être supprimés.

Vous pouvez également lister les pages qui vous semblent primordiales, et, si vous le pouvez, réaliser une arborescence sommaire ou détaillée des différentes rubriques que vous aimeriez voir sur votre futur site.

Enfin, si vous souhaitez pouvoir ajouter et modifier du contenu lorsque le site sera en ligne, mentionnez-le afin qu’un transfert de compétences soit prévu par votre prestataire.

Fonctionnalités

Lister les fonctionnalités attendues est un élément important du cahier des charges mais aussi celui qui déterminera en partie le coût de la prestation. En effet, plus il y a des fonctionnalités qui demandent du temps de développement, plus cela aura de poids dans le devis.

A l’image de la partie graphique, faites un tour des sites web de votre secteur et indiquez les parties fonctionnelles qui vous plaisent (inscription à la newsletter, téléchargement de documents…).

Si le jargon technique n’est pas votre tasse de thé, vous pouvez lister les actions que les internautes pourront effectuer sur votre site.

Voici une liste (non-exhaustive bien entendu) de fonctionnalités :
– Module blog
– Les internautes peuvent créer un compte sur le site pour gérer leurs abonnements
– Formulaire d’inscription à une newsletter
– Module de discussion instantanée
– Les internautes peuvent commenter mes produits et leur donner une note

On peut être tenté, lors de la création de son site d’avoir plein de fonctionnalités, afin d’avoir un site comme imaginé. En faisant comme cela, vous pourriez vous retrouver avec des devis très importants se situant bien au-delà de votre budget. Je vous conseille donc de vous focaliser sur les fonctionnalités de base de votre site dans un premier temps et , par la suite, d’ajouter des briques fonctionnelles lorsque le site aura un peu vécu et que vous aurez des retours de vos internautes et de leurs attentes.

Pour conclure, n’hésitez pas à faire relire votre cahier des charges afin de vous assurer que son contenu est clairement compréhensible.

Les contraintes techniques et d’organisation

La mention des contraintes techniques et d’organisation vous permettra, d’une part, de définir les contours de l’intervention et d’autre part, sera utile pour votre prestataire afin qu’il définisse son périmètre d’action.

Contraintes techniques

Tout d’abord, il est important d’indiquer des éléments techniques existants et que vous possédez : nom de domaine, espace d’hébergement et ses caractéristiques, etc. En ce qui concerne le site en lui-même, souhaitez-vous utiliser un CMS (système de gestion de contenus – WordPress, Drupal…) ou une technologie particulière ? Votre site doit-il pouvoir se connecter avec vos logiciels métier ?

Tous ces éléments sont importants pour prévoir des développements ou anticiper la mise en ligne de votre site. Si vous avez des conditions impératives en matière de sécurité, maintenance… indiquez-les également dans cette sous-partie.

Organisation

La bonne organisation d’un projet est primordiale pour qu’il soit mené à bien. Dans cette rubrique, indiquez les éléments qui structurent la réalisation de votre futur site :
– Date butoir pour la mise en ligne (indiquez une contrainte si besoin : lancement d’un produit, événement…)
– La ou les personnes ressources. Afin d’éviter l’éparpillement des informations, limitez le nombre de personnes à 1 ou 2 pour suivre le projet.
– Les modalités d’échange (périodicité et canaux)
– Le budget (si vous le pouvez, indiquez une fourchette budgétaire afin que le prestataire vous propose une solution qui corresponde à vos capacités)

Conclusion

Bien qu’elle soit une tâche un peu rhébarbative, la constitution d’un cahier des charges est nécessaire afin de mener un projet à son terme en fournissant une base de travail qui permet de mettre tout le monde dans le même sens de marche. Le temps que vous passerez à réaliser le cahier des charges sera autant voire plus de temps gagné lors du projet en évitant les digressions qui sont tellement chronophages pour toutes les parties prenant part à la réalisation du projet.